MAIL

Wofür ist das?

Mit MAIL kann Allesda E-Mails automatisch versenden, z.B.:

• wenn eine Anfrage über die Homepage reinkommt
• wenn ein Vertrag erstellt oder geändert wird
• wenn ein Benutzer eingeladen wird

Wichtig: MAIL ist nicht „eine einzelne E-Mail“, sondern ein System, das festlegt:

• wann eine E-Mail verschickt wird (Event)
• welche Vorlage verwendet wird (Template)
• an wen sie geht (je nach Event/Regel)
• und dass E-Mails sicher über eine Warteschlange (Queue) rausgehen (damit nichts verloren geht)

Typische Aufgaben (Alltag)

• „Wenn eine Anfrage reinkommt, soll eine Mail an uns rausgehen.“
• „Wenn Sie einen neuen Benutzer anlegen, soll dieser automatisch eine Einladung bekommen.“
• „Wenn sich der Status im Kanban ändert, soll eine Info rausgehen.“
• „Warum ist eine Mail nicht rausgegangen?“ (Queue prüfen)

So funktioniert es (einfach erklärt)

1) Events (Auslöser)

Andere Plugins lösen „Events“ aus, z.B.:

• NEW_INQUIRY (neue Anfrage)
• CONTRACT_CREATED (Vertrag angelegt)
• CONTRACT_UPDATED (Vertrag geändert)
• CONTRACT_STATUS_CHANGED (Kanban-Status geändert)
• USER_INVITED (Benutzer eingeladen)
• PASSWORD_RESET (Passwort zurückgesetzt)

MAIL hört auf diese Events.

2) Templates (Vorlagen)

Ein Template ist die Textvorlage für die E-Mail.
Sie pflegen dort Inhalte wie:

• Betreff
• Text / ggf. HTML
• Platzhalter (abhängig vom System)

3) Regeln (Welche Vorlage bei welchem Event?)

Regeln verbinden Events mit Templates.
Beispiel:

• Event: NEW_INQUIRY
• Template: „Neue Anfrage – Benachrichtigung“

Optional können Regeln Bedingungen haben („nur wenn …“), z.B. abhängig von Feldern im Kontext.

4) Queue (Warteschlange)

E-Mails werden normalerweise erst in eine Warteschlange gelegt und dann verarbeitet.
Das hat Vorteile:

• Wenn der Mail-Server kurz nicht erreichbar ist, geht nichts verloren.
• Sie können sehen, was geplant war und ob es geklappt hat.

Schritt-für-Schritt: Ein Standard-Setup

A) Grundeinstellungen prüfen

1. Öffne die Mail-Einstellungen.
2. Prüfe, ob die wichtigsten Angaben (Absender/Server/Ähnliches) korrekt sind.

B) Template anlegen oder auswählen

1. Öffne „Templates“.
2. Lege eine Vorlage an oder bearbeite eine bestehende.
3. Schreibe den Text so, dass er für Empfänger verständlich ist.

C) Regel anlegen

1. Öffne „Regeln“.
2. „Neu“.
3. Wähle das Event (z.B. NEW_INQUIRY).
4. Wähle das Template.
5. Speichern.

D) Testen (Dry Run)

Es gibt eine Test-Funktion („Dry Run“), mit der Sie prüfen können:

• ob überhaupt eine Regel matcht
• welche Regel gewählt würde
• welches Template verwendet würde

Das ist ideal, um „Warum passiert nichts?“ zu debuggen, ohne echte E-Mails zu verschicken.

E) Queue prüfen

Wenn Sie erwarten, dass E-Mails rausgehen:
1. Öffne „Queue“.
2. Filtere nach Empfänger oder Status.
3. Öffne den Body (Inhalt), um zu sehen, was verschickt werden soll.

Häufige Fragen / Probleme

„Es kommt keine Mail an“

• Prüfe, ob eine Regel für das Event existiert.
• Prüfe die Queue: steht dort ein Eintrag?
• Wenn ja: hat er einen Fehlerstatus? Dann ist meist die Server-/Einstellungsseite der Grund.

„Es wird die falsche Mail verschickt“

• Prüfe die Priorität/Reihenfolge der Regeln.
• Prüfe, ob Bedingungen zu breit gefasst sind.

„Ich will erstmal testen, ohne echte Mails“

• Nutze den Dry Run in den Regeln.

Begriffe kurz erklärt

• Event: Auslöser (z.B. „neue Anfrage“)
• Template: E-Mail-Vorlage
• Regel: verbindet Event → Template (optional mit Bedingungen)
• Queue: Warteschlange der geplanten/zu versendenden E-Mails
• Worker: der Prozess, der die Queue abarbeitet

Technische URLs (Kurzreferenz)

Admin:

• /settings/admin/mail
• /settings/admin/mail/templates
• /settings/admin/mail/rules
• POST /settings/admin/mail/rules/dryrun
• /settings/admin/mail/queue
• /settings/admin/mail/queue/body?id=...
• POST /settings/admin/mail/queue/resend
• POST /settings/admin/mail/queue/send-now

Hinweise

• ROLLEN nutzt MAIL u.a. für „Benutzer eingeladen“ und „Passwort zurücksetzen“.