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MAIL

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MAIL

Wofür ist das?

Mit MAIL kann Allesda E-Mails versenden und auf Ereignisse im System (z.B. „Neue Anfrage über Homepage“, „Vertrag wurde unterschrieben“, „neues Ticket“) automatisch reagieren.

Es gibt drei zentrale Bausteine:
1. Einstellungen / SMTP – Wie sendet Allesda Mails?
2. Templates (Vorlagen) – Wie sieht eine Mail aus?
3. Regeln – Wann und an wen wird gesendet?

Zusätzlich gibt es eine Mail-Queue: Hier sehen Sie alle anstehenden / verschickten / fehlgeschlagenen Mails und können sie erneut senden.

Typische Aufgaben (Alltag)

  • SMTP-Daten einmalig hinterlegen
  • Test-Mail verschicken
  • Vorlagen anlegen & pflegen (mit Platzhaltern)
  • Regeln definieren („bei NEW_INQUIRY → Mail an Mieter mit Vorlage X“)
  • Mail-Queue beobachten / fehlgeschlagene Mails neu senden

Schritt-für-Schritt

1) SMTP einrichten

1. Öffnen Sie Admin → Mail (/settings/admin/mail).
2. SMTP-Host, Port, Benutzer, Passwort, Absender-Adresse eintragen.
3. Speichern (POST /settings/admin/mail/settings).
4. „Test-Mail senden“ drücken (POST /settings/admin/mail/test).
5. Empfangen? Dann ist die Konfiguration korrekt.

2) Mail-Template anlegen

1. Admin → Mail → Templates (/settings/admin/mail/templates).
2. „Neu“ (/settings/admin/mail/templates/new).
3. Felder ausfüllen:

  • Schlüssel (intern, z.B. inquiry-confirmation)
  • Betreff
  • Body (HTML/Text mit Platzhaltern, z.B. {{mieter.name}}, {{vertrag.id}})

4. Speichern (POST /settings/admin/mail/templates/save).
5. Bearbeiten / Löschen über

  • GET /settings/admin/mail/templates/edit?id=...
  • POST /settings/admin/mail/templates/delete

3) Regel anlegen

Regeln verbinden ein Ereignis mit einem Empfänger und einer Vorlage.

1. Admin → Mail → Regeln (/settings/admin/mail/rules).
2. „Neu“ (/settings/admin/mail/rules/new).
3. Felder:

  • Event (z.B. NEW_INQUIRY, CONTRACT_SIGNED, TICKET_CREATED – je nach aktivierten Plugins).
  • Empfänger (Mieter, Vermieter, fester Verteiler …).
  • Template (eine Vorlage aus Schritt 2).
  • Aktiv-Schalter.

4. Speichern (POST /settings/admin/mail/rules/save).

4) Regel testen ohne wirklich zu senden („Dry Run“)

  • POST /settings/admin/mail/rules/dryrun – simuliert die Regel und zeigt das Ergebnis ohne Versand.

5) Mail-Queue prüfen

1. Admin → Mail → Queue (/settings/admin/mail/queue).
2. Sie sehen pro Mail: Empfänger, Status (PENDING, SENT, FAILED), Zeitstempel.
3. Aktionen pro Mail:

  • Body anzeigen → GET /settings/admin/mail/queue/body?id=...
  • Sofort senden → POST /settings/admin/mail/queue/send-now
  • Erneut senden (z.B. nach Fehler) → POST /settings/admin/mail/queue/resend
  • Löschen → POST /settings/admin/mail/queue/delete

6) Mail-Worker / Versand

Mails werden im Hintergrund verschickt. Der Versand wird über den Mail-Worker getriggert, der wiederum an AUTOMATE hängt:

  • AUTOMATE muss aktiv und nicht pausiert sein.
  • Bei längerem Stau prüfen, ob der „Mail-Worker“-Task aktiviert ist.

Häufige Fragen / Probleme

„Test-Mail kommt nicht an“

  • Sind Host, Port und Login korrekt?
  • Ist TLS/SSL passend gewählt?
  • Spam-Ordner prüfen.
  • Server-Logs / Mail-Queue auf Fehler ansehen.

„Es werden gar keine Mails gesendet“

  • AUTOMATE aktiv? Pausiert?
  • Mail-Worker als Task aktiviert?
  • Mail-Queue → sind Einträge auf PENDING stecken geblieben?

„Eine Regel feuert nicht“

  • Ist sie auf „aktiv“?
  • Ist das passende Plugin aktiv (z.B. HOMEPAGE für NEW_INQUIRY)?
  • Mit „Dry Run“ testen.

„Im Template fehlen Werte (Platzhalter sind leer)“

  • Variable korrekt geschrieben? Welche Variablen verfügbar sind, hängt vom Event ab.
  • Eventuell wurde das Event ohne Mieter/Vermieter ausgelöst – dann sind diese Felder leer.

Technische URLs (Kurzreferenz)

Admin – Übersicht & Settings:

  • GET /settings/admin/mail
  • POST /settings/admin/mail/settings
  • POST /settings/admin/mail/test

Templates:

  • GET /settings/admin/mail/templates
  • GET /settings/admin/mail/templates/new
  • GET /settings/admin/mail/templates/edit
  • POST /settings/admin/mail/templates/save
  • POST /settings/admin/mail/templates/delete

Regeln:

  • GET /settings/admin/mail/rules
  • GET /settings/admin/mail/rules/new
  • GET /settings/admin/mail/rules/edit
  • POST /settings/admin/mail/rules/save
  • POST /settings/admin/mail/rules/delete
  • POST /settings/admin/mail/rules/dryrun

Queue:

  • GET /settings/admin/mail/queue
  • GET /settings/admin/mail/queue/body
  • POST /settings/admin/mail/queue/resend
  • POST /settings/admin/mail/queue/send-now
  • POST /settings/admin/mail/queue/delete

Hinweise

  • Welche Events verfügbar sind, hängt von den aktiven Plugins ab. Beispiele:
  • HOMEPAGE → NEW_INQUIRY
  • VERTRAG → Vertragsereignisse, z.B. wenn unterschrieben
  • TICKET → TICKET_CREATED, TICKET_STATUS_CHANGED
  • Bewahren Sie sensible Zugangsdaten (SMTP-Passwort) gut auf – sie werden serverseitig im Mandanten gespeichert.