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VERTRAG

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VERTRAG

Wofür ist das?

Mit VERTRAG verwalten Sie Ihre Vermietungen/Aufträge als „Verträge“ in Allesda.

Ein Vertrag ist dabei der zentrale Datensatz, an dem alles zusammenläuft:

  • Zeitraum (Start/Ende)
  • Zweck / Beschreibung
  • Zuordnung zu Mieter und (optional) Vermieter
  • zugehörige Dokumente (Uploads)
  • Kommentare / Notizen
  • optional: Einordnung in ein Kanban (Status-Spalten)
  • optional: E-Mail-Aktionen über MAIL
  • optional: Dokument-Erstellung über TEMPLATING

Wenn Sie in Allesda „wissen möchten, was als Nächstes zu tun ist“ oder „wo alle Infos zu einer Vermietung stehen“, dann ist das fast immer die Vertrags-Detailseite.

Typische Aufgaben (Alltag)

  • Einen neuen Vertrag anlegen (z.B. neue Vermietung)
  • Vertrag im Laufe der Zeit aktualisieren (Zeitraum, Zweck, Details)
  • Dokumente anhängen (z.B. unterschriebene PDFs, Fotos, Nachweise)
  • Absprachen im Team als Kommentare festhalten
  • Statuswechsel im Kanban (z.B. „Anfrage“ → „In Planung“ → „Abgeschlossen“)
  • E-Mails automatisch/halbautomatisch auslösen (je nach Setup von MAIL)

Schritt-für-Schritt

1) Vertrag anlegen

1. Öffne die Vertragsliste.
2. Klicke auf „Neu“ / „Neuen Vertrag“.
3. Wähle (falls vorhanden) Mieter und Vermieter aus.
4. Trage Zeitraum und Zweck ein.
5. Speichern.

Danach können Sie in der Detailseite weitere Infos ergänzen (Dokumente, Kommentare, Inventar, Techniker etc. – je nach aktivierten Plugins).

2) Vertrag bearbeiten

1. Öffne den Vertrag.
2. Passe die Felder an.
3. Speichern.

Wenn bei euch MAIL aktiv ist, kann Allesda beim Speichern automatisch ein Mail-Event auslösen (z.B. „Vertrag aktualisiert“).

3) Dokumente zu einem Vertrag hinzufügen

1. Öffne den Vertrag.
2. Im Bereich „Dokumente“ eine Datei hochladen.
3. Nach dem Upload erscheint sie in der Dokumentliste.

Tipps:

  • Wenn ein Upload nicht klappt, prüfe als Admin die erlaubten Dateiendungen (siehe unten „Admin: Uploads“).
  • Dokumente werden im Tenant-Upload-Verzeichnis abgelegt.

4) Vertrag im Kanban verschieben (optional)

Wenn das Plugin KANBAN aktiv ist, können Sie Verträge in Status-Spalten sortieren.

Beispiele für Spalten:

  • Anfrage
  • In Planung
  • Bestätigt
  • Abgeschlossen

Verschieben geht typischerweise per Drag&Drop oder über eine Status-Auswahl (je nach UI).

Wichtig:

  • Kategorien können als „abgeschlossen“ markiert werden. In diesem Fall kann der Vertrag ggf. gesperrt sein (je nach Logik), damit erledigte Verträge nicht versehentlich geändert werden.

5) Dokument / PDF aus Vertrag erzeugen (optional)

Wenn TEMPLATING aktiv ist, kann Allesda aus dem Vertrag ein HTML-Dokument generieren (z.B. Vertrags-PDF-Vorlage).

Begriffe kurz erklärt

  • Mieter: Die Person/Firma, die mietet.
  • Vermieter: Eigentümer/Ansprechpartner (optional; je nach Setup kann das auch leer sein).
  • Zweck: Freitext „worum geht’s“ (z.B. „Hochzeit, Tonanlage“).
  • Kanban-Kategorie: Eine Status-Spalte (z.B. „Anfrage“, „Abgeschlossen“).
  • Rechnung angefordert: Ein Schalter/Feld, das (wenn aktiviert) ggf. ein Mail-Event auslöst.

Admin-Einstellungen (für Nicht-Techniker erklärt)

Abhol- und Rückgabe-Optionen

Hier pflegen Sie die Dropdown-/Auswahlwerte, die im Vertrag angeboten werden (z.B. „Abholung Lager“, „Lieferung“).

Uploads / erlaubte Dateiendungen

Hier stellen Sie ein, welche Dateitypen hochgeladen werden dürfen (z.B. pdf, jpg, png).

Wenn Nutzer melden „Upload geht nicht“, ist das die erste Stelle zum Prüfen.

Häufige Fragen / Probleme

„Ich sehe Kanban nicht“

  • Prüfe, ob das Plugin KANBAN für den Mandanten aktiviert ist.

„Beim Vertrag bearbeiten kommt eine Meldung, dass es gesperrt ist“

  • Das passiert typischerweise, wenn der Vertrag in einer „abgeschlossen“-Kategorie liegt.

„Upload geht nicht“

  • Prüfen Sie die erlaubten Dateiendungen (Admin → Uploads).
  • Prüfen Sie, ob Sie wirklich eine Datei mit passender Endung hochladen.

Technische URLs (Kurzreferenz)

Nutzerbereich:

  • /vertrag/vertraege
  • /vertrag/vertraege/new
  • /vertrag/vertraege/{id}

Kanban (Integration):

  • POST /vertrag/vertraege/kanban/move

Templating (Integration):

  • GET /vertrag/vertraege/{id}/generate

Admin:

  • /settings/admin/vertrag/options
  • /settings/admin/vertrag/uploads

Hinweise

  • HOMEPAGE kann Verträge aus „Anfragen“ erzeugen (wenn ihr die öffentliche Homepage mit Anfrageformular nutzt).